73 vuoden toimistoelämästä etätyöhön yhdessä viikonlopussa – Kuinka huolehditaan työntekijöistä etänä?

Suur-Savon Sähkö oli perinteisesti ollut toimistolla työskentelevä työyhteisö aina siihen saakka, kunnes korona yllätti maailman. Perjantaina 13. maaliskuuta 2020 tehtiin päätös turvallisuuden takaamiseksi siirtyä etätyöhön, ja jo seuraavana maanantaina koko työyhteisö oli etätyössä. Alkuhetkillä IT:n rooli oli merkittävä, jotta työtä saatettiin heti tehdä tehokkaasti ja tietoturvallisesti kotitoimistosta käsin. Työntekijöille hankittiin langattomia kuulokkeita ja muita tarvikkeita, ja tietokonenäyttöjä sai viedä kotiin. Heti kun sujuvan työnteon perusedellytykset oli saatu kuntoon, oli aika tarkastella tekemisen näkymättömiä elementtejä.

Johtamista ja yhdessäoloa lankoja pitkin

Työarkeen kiinteästi sisältyvät elementit huomaa vasta, kun ne puuttuvat.  Esimerkiksi ennen niin vaivattomasti sujunut sisäinen viestintä ja tiedon kulkeminen ihmiseltä toiselle on edellyttänyt etätyön aikana erityistä lisäpanostusta. Henkilöstö on pidetty ajan tasalla ailahtelevasta koronatilanteesta säännöllisillä katsauksilla sisältäen ohjeita sekä neuvoja työntekoon ja arkeen pandemian keskellä. Esihenkilöt pitävät säännöllisesti yhteyttä tiiminsä, osa kasvokkain ulkotiloissa ja toiset Teamsin välityksellä. Työntekijöitä on myös säännöllisesti rohkaistu olemaan yhteydessä esihenkilöön tai työterveyteen, jos he kokevat haasteita omassa työhyvinvoinnissaan korona-aikana.

Kuinka olet voinut?

Työhyvinvointia on seurattu ja tuettu henkilö- ja organisaatiotasolla. Esihenkilöillä on ollut oleellinen rooli tiiminsä jäsenten hyvinvoinnissa. Esihenkilöiden kanssa on käyty parin kuukauden välein lyhyitä tilannekatsauksia, jossa on nostettu esille ajankohtaisia asioita sekä kannustettu yhteydenpitoon omassa tiimissä. Hyvinvointiin liittyviä asioita on myös seurattu eri tunnuslukujen ja kyselyjen avulla. Muun muassa henkilöstön omaa kokemusta työkyvystään on mitattu vuosittain tehtävällä organisaation toimivuuskyselyllä sekä sairaspoissaoloja ja tehtyjä työtunteja seurataan kuukausittain johdon taholta. Sairaspoissaolojen määrä on laskenut etätyön aikana, kuten valtakunnallisestikin on havaittu.

Välineitä oman hyvinvoinnin edistämiseen

Henkilöstön itsenäistä työssäjaksamista on tuettu tarjoamalla mahdollisuus hankkia yhtiön osittain tukemana Oura-hyvinvointisormus, sekä siihen liittyen Auntien henkilökohtainen viiden kerran psykologinen keskustelutuki stressiin, ylisuorittamiseen tai kadonneen motivaation löytämiseen. Oura-sormuksen tilasi n. 30 % henkilöstöstä. Etätyön aikana taukojen pitäminen unohtuu helposti: taukoja tukemaan jo ennen korona-aikaa hankittiin Cuckoo Workoutin taukoliikuntasovellus, joka sisältää yli 400 erilaista fysioterapeutin suunnittelemaa videota.

Korona vaikuttaa väistyvän – mitä seuraavaksi?

Puolentoista vuoden etätyön jälkeen vaikuttaa siltä, ettei täyteen toimistotyöhön ole paluuta, vaan henkilöstö toivoo ratkaisua toimisto- ja etätyön välimaastosta. Jatkossa tullaan siirtymään ns. hybridityömalliin, jossa tiimeille annetaan vapautta suunnitella omalle toiminnalleen sopivat raamit etä- ja toimistotyölle. Kuitenkaan täyteen etätyöhön ei rohkaista, sillä kasvokkain tapaamista ei korvaa mikään.